Receptioniste: Rol de rode loper uit met professioneel aankondigen

Waar belt u voor? Ja, dat heb ik net aan de receptioniste verteld!

Als er één receptie techniek is waarmee je jezelf en jouw organisatie in de ogen van de klant zeer professioneel laat overkomen is dat door alle telefoongesprekken – op de juiste manier – aan te kondigen. De rode loper die je daarmee creëert vinden klanten geweldig.

Vaak zie je wel dat directie, management en HR willen weten wie er aan de lijn is en andere afdelingen dit niet nodig vinden. Veel medewerkers verwachten het niet van de receptioniste en zeggen ‘geef maar gewoon door’.

Ik vind dit niet slim om te doen. Je laat als organisatie zo kansen liggen om veel sterker en beter georganiseerd over te komen. 

Aankondigen heeft als voordelen:

• de opbeller krijgt meteen gerichte aandacht;
• de opbeller merkt dat hij of zij ‘er niet zomaar doorheen komt’;
• jij kunt jouw collega goed informeren;
• jouw collega kan zich voorbereiden op het gesprek, info voor zich klaarzetten;
• de opbeller hoeft maar één keer te vertellen waar het over gaat en wordt snel en effectief verder geholpen.

Hoe kondig je professioneel aan?

1. Wie heb je aan de lijn.
2. Van welke organisatie.
3. Wat is de reden of vraag.
4. Eventueel de stemming (stel je geeft een boze klant door en jouw collega neemt lacherig op….).

Hoe gaat het aankondigen bij jouw organisatie? Doe je dit bij iedereen of alleen bij bepaalde mensen? Geef je reactie onder weer. En stel meteen jouw vraag voor een volgende tip.