Een aanbesteding is een ogenschijnlijk ongrijpbaar commercieel proces waar alle commerciële beïnvloedbare parameters uitgeschakeld lijken te zijn.  Je krijgt een anoniem pak papier met het PvE, hebt te maken met vaste formats, deadlines en strikte contact protocollen.

Alles wat ons vak leuk maakt (het pionieren, contact leggen, pijn en plezier boven tafel halen, omgaan met diverse stijlen van karakters en functies, het subjectieve en meer lijkt niet meer aan de orde.

Lijkt, want in aanbestedingen is niets menselijks vreemd. Onderstaande essentiële spelregels en tips verhogen jouw kans op conversie drastisch. Of besparen je een heeele hoop werk. Lees, leer en pas toe.

Werk aan je Goeroe status

Met [bedrijfsnaam] weet  zeker dat uw aankoop/inkoop/project/?? slaagt

Zorg dat jouw/jullie expertise bekend is in de markt, want dan is de kans op een vroegtijdig betrokken worden maximaal. B/Vloggen, lezingen, artikelen schrijven, posten op relevante social media dragen daar aan bij.

Werk actief in jouw markt

Wanneer een tender jou verrast ben je dus te laat en is kans op conversie behoorlijk lager. Zorg dus dat jouw dienst of product de basis is van het PvE. Maak de DMU (beslissers en beïnvloeders) vertrouwd met jou, jouw organisatie en aanbod. Verkoop en adviseer pro-actief en denk aan The Challenger sale.

Probeer jouw USP's in de tenderaanvraag te krijgen.

Tender Team

Stel een super sterk team samen, waarin alle betrokkenen zitten, die met elkaar de tender gaan aanpakken. Dus niet alleen de account manager of commercieel directeur.

Wat is de werkelijke vraag

Lees en doorgrond de tendervraag: wat wil men echt? Nu en in de toekomst.

GO-NOGO

Maak een zorgvuldige GO-NOGO analyse, zodat je goed weet waar je je tijd in gaat steken gebaseerd op feiten. Zet alle commerciële en inhoudelijke criteria in een spreadsheet, geef ze een waardering en kijk cool naar de uitkomst en eerdere ervaringen. Durf voor NOGO te kiezen.

DMU

Zorg dat je bekend bent bij de DMU van jouw doelgroep. Dus niet alleen je contactpersonen maar ben continue bezig alle betrokkenen te contacten.

Ken de DMU en schrijf zo dat zij zich herkennen in het voorstel. Multi Level Selling en alle subjectieve pijnen en plezieren kennen, benoemen en oplossen.

Leitmotiv

• status
• resultaten
• zekerheid
• gemak
• besparing, geld
• pijn
• plezier

Onderbouw

Benoem bijvoorbeeld certificaten, keurmerken, awards of benchmarkonderzoeken in je offerte of inschrijving. Werk je samen met een vooraanstaand onderzoeksbureau? Laat het zien! Trek daarmee de ander onbewust over de streep.

Ervaringen, reviews en testimonials

Zorg dat klanten/cliënten hun ervaringen met jou delen. Hoe belangrijker de persoon, hoe belangrijker zijn/haar mening over jou is.

Cliënten

Noem namen die voor jouw potentiële klanten bekend en interessant zijn. Benoem ook (of beter nog laat benoemen) wat het hen opleverde.

Procedure

Houd je 'gewoon' aan de inlevercriteria.

Vragenronde (RFI)

Maak hier slim en grondig gebruik van.

• Vraag door.
• Vraag naar 'het waarom'.
• Benadruk met slimme vragen jouw sterke en van de concurrenten de zwakke punten.
• Zet door de juiste vragen je concurrent(en) en op verkeerde benen.

Schrijf SMART

Niet alleen wervend maar ook concreet feitelijk doorvertaald naar de gewenste klantsituatie.

Onweerstaanbaar

Verpak je tender, werk met pakkende koppen, kleur in, foto's, beeldend.

Schrijf in drie stappen

1. Herhaal de vraag en laat zien dat je goed het 'waarom' begrijpt. Verdiep de vraag in pijn en plezier. Noem namen als mogelijk.
2. Beantwoord de vraag in korte, heldere zinnen, geheel toegespitst op de vraag en cliënt.
3. Vertaal door hoe het straks werkt, weer de pijn en plezier en doorvertaald naar de strategie van de cliënt. Waarom doen wij het zo?

Emotie - empathie - De GUN-factor^RT

• Spreek je klant persoonlijk aan
• Laat weten dat je aan het schrijven bent
• Prikkel je klant met zijn quote
• Geef een passend aanbod
• Namen, namen en namen
• Het gaat om de lezer (u, uw, jullie, naam organisatie, hun klanten)

Ratio - reflectie - Inhoud

• Vat elke klant/tendervraag samen - Ja-Tunnel^RT
• Beantwoord de vraag achter de vraag
• Maak je aanbod SMART
• Benoem helder de prijs verpakt in klantvoordelen en in brokjes
• Duidelijke afspraken
• Wat verwacht je van de klant
• Laat zien dat jouw leveringsvoorwaarden weer een klantvoordeel zijn
• Welke pijn los je op
• Welk plezier ga je leveren
• Zorg voor een goed verhaal over jouw organisatie, vooral het 'waarom'
• Wat is jullie ervaring?

Tekst - opmaak - lekker en uitnodigend lezen

• Begin met de management samenvatting
• Storytelling
• Klantcasuïstiek
• Tekstopmaak
• Alinea’s
• Koptitels boven je alinea’s
• Lijstjes
• Vormgeving
• Mooie voorpagina
• Kracht van kleur
• Gebruik de juiste woorden
• Gebruik een logische structuur
• Schrijven is schrappen
• Korte zinnen
• Schrijffouten!

Huur een gespecialiseerde tekstschrijver in - ieder z'n vak

• Kijkt met een frisse blik naar jouw organisatie
• Vraagt naar zaken die voor jullie gesneden koek zijn (en dus niet meer benoemd)
• Schrijft in wervende heldere taal.

Essentieel

• Eén persoon is verantwoordelijk voor het proces (BID manager en sales verantwoordelijke)
• Houd je aan de inleverplanning.
• Beantwoord alle vragen voor 101%, denk niet: "Dat weten ze toch wel?".
• Lever meer, denk mee en Challenge.

Tot slot: bijna gewonnen of gewonnen?

Vraag (verbaal) om de argumentatie. In een mail krijg je alleen politiek correcte antwoorden ...

• Wat was het doorslaggevende verschil?
• Wat hebben wij/zij top gedaan?
• Op welke gunnings- en selectiecriteria heb je verloren/gewonnen?
• Wat heeft de winnaar/wij beter begrepen en beter verwoord?
• Waar liggen je onze verbeterpunten?